آموزش دی وی دی |مجله آموزشی مقالات آموزشی, ترفندهای آموزشی

صندوق پست الکترونیکی و کاربری آیتم‌های مرتبط با آن

نویسنذه:لیلا رحمانی

 

در این مقاله با امکاناتی که صندوق پست الکترونیکی ما در اختیارمان قرار می دهد آشنا می شویم. ضروری به ذکر است که هدف ما از عرضه ی این مباحث کمک به کاربرانی است که قصد دارند در حد رفع نیاز روزمره شان با رایانه کار کنند. این مباحث برای افرادی که موارد پیچیده تری در باب ایمیل ها را بخواهند، می تواند گسترده تر مطرح شده و کلیدهای دیگری نیز مورد بررسی قرار بگیرند. با اینحال این مقاله مجال مطرح کردن مباحث پیشرفته تر را ممکن نمی کند. از اینرو تنها به نکات کاربردی تر که برای هر کاربری مفید است بسنده می کنیم. خوب است زمان یادگیری مباحث رایانه ای، همراه با خواندن مطالب، قدم به قدم تمامی مراحل را به طرز عملی با رایانه جلو بروید تا هم سرعت و هم دقت یادگیری بالاتر رود. در این مقاله تصمیم گرفته ایم با قالب دیگری از نمایش صفحه ی ایمیل یاهو آشنا شویم.
در حالت کلاسیک، اگر در بالای صفحه و در سمت راست آن بنگرید، گزینه ی All ــ New Mail موجود است. با کلیک کردن روی این گزینه به قالب نمایش یاهو به شکل تازه آن خواهیم رفت. این تغییر را اعمال کرده و ادامه ی نوشته ها را پیگیری کنید.
با شرایطی که در سمت چپ شکل ۱ مشاهده می کنید، گزینه ی Inbox قابل دیدن است و عدد جلوی آن نمایانگر تعداد ایمیل های خوانده نشده (Unread) موجود در صندوق ماست. (شکل ۱)

با کلیک کردن بر روی زبانه ی Inbox، صفحه ای باز می شود که حاوی نامه های رسیده به صندق ماست. در قسمت From اسم فرستنده ی ایمیل و در قسمت Topic، مسئله پیغام که فرستنده آن را تعیین می کند نوشته می شود (با این وجود می تواند خالی هم باشد که تحت این شرایط هم مشکلی ایجاد نمی کند) و در قسمت Date تاریخ ارسال آن ایمیل نوشته می شود. پیشتر ی مباحث با دیگر گزینه ها هم به مرور آشنا خواهیم شد. (شکل ۲)
ایمیل هایی که در صندوق ما موجودند، به طرز پیش فرض با توجه به تاریخ و لحظه ارسال مرتب شده هستند. با اینحال با کلیک روی اسم سر ستونها مانند Topic، From و Date قادر اید با توجه به هر یک از این موارد، رایانامه ها یا ایمیل های خود را مرتب کنید.
همین طور که به تعداد ایمیل های درون باکس (صندق پست الکترونیک) شما اضافه می شود، نیاز به حذف چندین عدد از آنها که چندان مهم نیستند، بیشتر احساس می شود. برای این منظور ساده ترین راه ممکن این است که به شیوه پایین رفتار کنید. با شرایطی که در شکل three مشاهده می کنید همراه با اسم فرستنده ی ایمیل ها مربع کوچکی می باشد که اگر روی آن کلیک کنید و علامت تیک در آن نمایان شود، قادر اید روی گزینه ی Delete کلیک کرده و همزمان، ایمیل یا ایمیل های تیک دار را حذف کنید. (شکل three)

نکته:
پیش نهاد ی ما این است که ایمیل هایی که حاوی یک فایل ضمیمه است و فرستنده ی آن هم برای شما علاقه مندان ناشناس است را اصلاً باز نکنید و آنها را حذف نمایید. در محیط مطرح شده ما یا محیط ایمیل های یاهو هم شبیه ویندوز امکان برگرداندن فایل های حذف شده ی شما می باشد.گزینه ی Trash واقع در سمت چپ صفحه ی صندق پستی شما (شکل three) مانند Recyclebin در ویندوز رفتار کرده و اگر روی آن کلیک کنید، قادر خواهید بود که ایمیل یا ایمیل های حذف شده ی خود را بازیابی کنید. برای این منظور روی مربع کنار هر ایمیل کلیک کرده و سپس گزینه ی Transfer واقع در بالای ایمیل ها را کلیک کنید و از لیستی که نمایان می شود گزینه ی Inbox را برگزینید. با این شیوه ایمیلی که به اشتباه حذف شده است به Inbox شما برخواهد گشت. همان شکلی که که در شکل three قابل دیدن است، همراه با گزینه ی Trash کلمه ی Empty نوشته شده است و اگر روی آن کلیک کنید تمامی ایمیل های موجود در قسمت Trash برای در بیشتر مواقع حذف می شوند!
با شرایطی که در شکل three پیداست، غیر از گزینه ی Inbox و Trash که به شرح آن ها پرداختیم، آیتم‌های دیگری مانند Spam، Draft و Despatched هم موجود است که بهتر دیدم قبل از شرح آنها، موارد دیگری در باب ایمیل ها را مورد تحلیل قرار دهیم و در خلال آنها به این موارد هم پرداخته شود تا آموزش کاربری این گزینه ها آسانتر شود.

به چه نحو ایمیل هایمان را دسته بندی و مرتب کنیم:

به مرور زمان ایمیل هایی که نگه داشته اید زیاد شده و با این وجود مدیریت آنها هم سخت می شود. از اینرو خوب است ایمیل ها را با استناد به خصوصیات مشترکی که در آنها می باشد دسته بندی کنید و ایمیل های مرتبط را دریک پوشه قرار دهید. گزینه ی Folder (در پالت ذخیره سازی) را در شکل four مشاهده می کنید که همراه با آن گزینه ی Add موجود است. روی Add کلیک کنید تا در پایین Folder کادری نمایان شود و از شما بخواهد که به پوشه ی خود یک اسم معنی دار بدهید. اسم پیش فرض Untitled (بدون عنوان) است. آنرا به دلخواه تغییر دهید.

بعد از نامگذاری پوشه، ایمیل هایی را که قصد دارید به این پوشه بروند را علامت دار کنید (در مربع کنار آنها تیک بزنید). سپس Transfer در بالای صفحه را کلیک کنید و از لیست آن، اسم پوشه ای را که ساخته اید برگزینید. رفتار Transfer یا انتقال ایمیل های انتخابی به پوشه ی مورد نظر انجام خواهد گرفت. (شکل ۵)

به چه نحو یک ایمیل ارسال کنیم:

می خواهیم برای دوستمان یک پیغام به شکل متن ارسال کنیم. تنها چیزی که الآن به آن نیازمندیم، نشانی الکترونیکی دوستمان است. برای این منظور گزینه ی new در طرف چپ صفحه را کلیک می کنیم و از لیستی که نمایان می شود، E mail message را برمی گزینیم. (شکل ۶)
شکل ۷ ظاهر می شود. در این شکل، قسمتی را می بینید که در آن قادر اید متن دلخواهتان را بنویسید. مانند شکل ۷ روی علامت Textual content Alignment کلیک کنید و از تنظیمات آن گزینه ی Flush Proper را انتخاب کنید. با گزینش این گزینه متن شما که برنامه ریزی شده است فارسی باشد، از راست به چپ نوشته می شود.

با شرایطی که در شکل eight می بینید متن ما نوشته شده است و قادر ایم آن را ارسال کنیم. قابلیتی در ارسال پیامها می باشد و آن بهره برداری از شکلکهایی است که با آنها قادر ایم احساسمان را از جملات واضح تر بیان کنیم. به این شکلک ها (عکس ها کوچک از حالات گوناگون چهره) Emoticon گفته می شود و برای دستیابی به آنها قادر اید مطابق شکل eight روی شکلک نمایش داده شده کلیک کنید و Emoticon دلخواهتان را انتخاب نمایید. ابزارهای دیگری هم برای تغییر در نمای متن شما می باشد که از مهمترین آنها می توان به علامت B، I و U اشاره نمود که به ترتیب متن شما را Daring یا ضخیم، Italic یا کج نویس و یا به روش Underline یا پایین خط دار مبدل می کند. همینطور قادر اید با دیگر دکمه ها تمام یا قسمتی از متن خود را رنگی نمایید و فونت قلم و اندازه ی قلمتان را تغییر دهید. (برای کاربرانی که از محیط های نگارشی استفاده می کنند این علائم آشنا است).
بعد از نوشتن متن می خواهیم آن را ارسال کنیم. آدرس گیرنده را قادر ایم در قسمت To بنویسیم. اگر بخواهیم یک ایمیل را همزمان برای بیش از یک آدرس ارسال کنیم، قادر ایم نشانی آنها را در قسمت TO بنویسیم و آن نشانی ها را با یک کاما از یکدیگر جدا کنیم.

مانند: ….. , نشانی ایمیل دوم, نشانی ایمیل اول: To
در کادر Cc یا (Carbon copy) «رونوشت کاربُنی» قادر ایم نشانی الکترونیکی فرد یا کسانی را بنویسیم که می خواهیم یک رونوشت یا کپی از ایمیل ارسالی ما به دست آنها هم برسد.
اجازه دهید این گزینه را با مثالی واضح تر کنم. فرض کنید در باب حقوق شما در محل کارتان، مشکلی بوجود آمده است. سخت را در شکل یک نامه برای مدیر قسمت مالی می نویسید. چون قصد دارید رئیس را هم از جریان مطلع کنید در انتهای نامه چنین می نویسید: رونوشت جناب آقای…. از این حیث مخاطب اصلی شما مدیر قسمت مالی بوده است و رونوشت نامه ی خود را برای رئیس هم ارسال کرده اید. اگر همین مثال را در حالت ارسال ایمیل مطرح کنیم، مانند این است که در قسمت To نشانی مدیر مالی نوشته شود و در قسمت Cc نشانی ایمیل رئیس و یا دیگر کسانی که قصد دارید این ایمیل به دست آنها هم برسد.

گزینه ای به اسم Blind carbon copy) Present Bcc) «رونوشت کاربُنی مخفی» هم در سمت راست تصویر ۹ قابل دیدن است که اگر روی آن کلیک کنید کادری باز خواهد شد و قادر اید آدرسهای ایمیل مورد نظرتان را با کاما از یکدیگر جدا کنید. اختلاف آن با Cc در این است که افرادی که این ایمیل ارسالی شما را دریافت می کنند قادر نیستند در بالای ایمیلی که از شما دریافت کرده اند اسم دیگر کسانی را که این ایمیل برایشان ارسال شده است را ببینند. در کادر جلوی Topic هم قادر اید عنوانی برای ایمیلتان در نظر بگیرید. اگر هم این کادر را خالی بگذارید، باز هم امکان ارسال ایمیلتان می باشد و مشکلی پیش نمی آید.
در یاهو قابلیتی برای زیباتر شدن نوشته هایمان ممکن شده است. این امکان را در شکل ۱۰ مشاهده می کنید.

قسمتی که با رنگ مشکی واضح شده است Present stationery اسم داشته که بعد از کلیک روی آن با شرایطی که در شکل ۱۰ واضح شده، این گزینه به Conceal stationery تغییر کرده است و در سمت راست صفحه، ستونی باز می شود که در آن انتخاب های متفاوتی را می توان دید. بسته به متنی که قصد دارید ارسال نمایید، یکی از این قالب های مرتبط را انتخاب کنید تا متن شما مانند شکل، در صفحه ای زیباتر قرار بگیرد. اگر از قرار دادن قالب برای متنتان منصرف شده اید، گزینه ی None را کلیک کنید تا به موقعیت قبلی برگردید.
تا اینجا یاد گرفتیم که یک متن را ارسال کنیم. با این وجود در بیشتر مواقع ایمیل ما متن نیست و ضروری می شود که گاهی فایل تصویری، فایل صوتی، فایل ویدئویی و… و یا حتی یک فایل متنی که در محیط هایی مانند phrase نوشته شده است را ارسال کنیم. برای این کار باید فایل مورد نظرمان را به فایل اصلی Connect یا ضمیمه کنیم. مراحل مرتبط به شکل ۶ را برای ارسال ایمیل از سر می گیریم. یعنی از تنظیمات New گزینه ی E mail Message را انتخاب می کنیم تا صفحه ای شبیه به شکل۷ ظاهر شود.گزینه ی Connect را در بالای مکان آدرس نویسی مشاهده می کنید. این گزینه را انتخاب کنید تا شکل ۱۱ نمایان شود.

یاهو ابزاری برای اتچ کردن یا ضمیمه کردن راحت دارد. چون برای نخستین بار است که قصد دارید در ایمیل آزمایشی که ساخته اید فایلی را اتچ کنید، از شما برای نصب کردن این امکان سؤال می کند. ما هنوزً الزامی به این نصب نداریم. پس Not Now در شکل ۱۱ را کلیک کنید تا به ادامه ی کار که انتخاب آدرس فایلی که می خواستیم آن را ضمیمه کرده و ارسال کنیم بپردازیم.
بعد از انتخاب Connect، از ما آدرس را می پرسد و بعد از انتخاب آدرس کمی لحظه می برد تا فایل ما ضمیمه شود. در شکل ۱۲ ملاحظه می کنید که یک فایل Connect شده و همراه با آن نشانه ی گیره ظاهر شده است. در یاهو این امکان ممکن شده است که همزمان تا ۲۵ مگابایت داده را ارسال کنیم. اسم فایل یا فایل هایی را که انتخاب کرده اید در پایین صفحه لیست می شود و بعد از نوشتن نشانی مقصد در کادر To، کلیدSend را کلیک کنید و ایمیل خود را ارسال نمایید.

بعد از ارسال، پیغام Message Despatched را خواهید دید که نشان می دهد پیغام شما ارسال شده است.
آیتم‌های Draft و Despatched و Spam
بد نیست همین جا راجع به گزینه ی Draft که قبلاً از آن اسم بردیم، صحبت کنیم (شکل ۵ سمت چپ شکل را ملاحظه نمایید). این گزینه که از ان تحت نام پیش نویس یاد می شود، در مواقعی کاربری دارد که ما ایمیلی که می خواهیم ارسال کنیم ناتمام باشد. قادر ایم ایمیل را تا هر جای آن که کار شده در این بخش نگه داریم و در مهلت خوب آن را از قسمت Draft بیرون کشیده و با کلیک روی گزینه ی Edit Draft، ایمیلمان را ادیت و سپس ارسال کنیم. یاهو این امکان را ممکن آورده که ایمیلهای ما را به طرز موقت در Draft نگه دارد تا اگر قطعی برق رخ داد، فایل ما از بین نرفته باشد و در Draft ذخیره شده باشد. اکنون که با ارسال ایمیل آشنا شدید، می توانم گزینه ی Despatched واقع در شکل ۵ را نیز شرح دهم.
Despatched به معنای ارسال شده است و در این بخش، شما ایمیل هایی که ارسال کرده اید را خواهید یافت. از اینرو اگر فراموش کرده اید که چه ایمیلی را ارسال کرده اید و یا حتی قصد دارید از ایمیلی که ارسال کرده اید فایل اتچ شده ای را دانلود کنید، این کار از روش گزینه ی Despatched برای شما علاقه مندان میسر است.

ایمیل های مزاحم یا هرز

گاهی در Inbox خود، ایمیل هایی را می بینیم که به وسیله کمپانی های تبلیغاتی ارسال می شود. گاهی این ایمیل ها به تعداد فراوانی برایمان ارسال می شود که حتماً با گذشت لحظه، خسته کننده بودن آنها را بهتر متوجه خواهید شد. خود یاهو در بیشتر مواقع آنها را تشخیص می دهد و به قسمت Spam یا هرزنامه انتقال می دهد. (شکل ۵ را ببینید)
شما قادر اید با کلیک روی Empty واقع همراه با Spam ایمیل های موجود در هرزنامه را حذف کنید. گفتن این موضوع در اینجا لازم است که یاهو نیز گاهی اشتباه می کند و ایمیل های کسانی را که ما می شناسیم را هم تحت نام ناشناس تشخیص می دهد و آن را به Spam می فرستد. پس خوب است که قبل از خالی کردن هرزنامه، نگاهی به فرستنده های ایمیل های موجود بیندازیم و اگر اسامی آشنایی می بینیم، آن فایل را بخوانیم و مورد تحلیل قرار دهیم. یاداوری می کنم که به اشتراک ایمیل ها، گاهی ایمیل هایی با Topic یا موضوعی جالب مطرح می شود که اگر فرستنده ی آن ناشناس باشد، خوب است احساس پرسشگری خود را سرکوب کرده و آن را یا نامه را باز نکنیم. چراکه احتمال ویروسی بودن آن می باشد. موضوع دیگری که در باب Spam باید بدانیم این است که اگر خود یاهو ایمیل هایی را تحت نام اسپم تشخیص ندهد و این ایمیل ها مرتب برای شما ارسال شده و آزارتان می دهد، خود شما قادر اید آن ایمیل را به Spam ببرید. از این حیث، یاهو ایمیل آن فرستنده را از آن به بعد تحت نام Spam می شناسد. برای این منظور مانند شکل ۱۳ رفتار کنید.

در کادر مربع کنار ایمیل مورد نظر تیک می زنیم. سپس Spam در بالای صفحه را کلیک می کنیم. از این به بعد ایمیل های ارسال شده از طرف این فرستنده به هرزنامه منتقل می شود.

ارسال پوشه

تا اینجا چگونگی Connect کردن یک یا چند فایل به ایمیل مان را بررسی کردیم. سؤالی که در اینجا مطرح می شود این است که آیا قادر ایم کل فایلهایمان را در یک پوشه قرار دهیم و آن پوشه را ارسال کنیم؟ در پاسخ لازم است بگوییم که این کار به شکل مستقیم امکان پذیر نیست. با این وجود قادر ایم پوشه را با کمک نرم افزارهایی مانند Win RAR یا Win Zip به روش یک فایل فشرده در آوریم و سپس آن را ضمیمه و ارسال کنیم. برای انجام این کار روی پوشه ی مورد نظر راست کلیک کرده و از تنظیمات ظاهر شده، گزینه ی Folder title rar” Add to” را انتخاب کنید. (Folder title اسم پوشه ای است که شما انتخاب کرده اید). اگر این گزینه در منوی ذکر شده نبود، گزینه Ship To را انتخاب و از تنظیمات ظاهر شده گزینه ی Folder (zipped) Compressed را انتخاب کنید. آیکون پوشه ی فشرده شده ی انتخابی شما نمایان می شود. این فایل همان چیزیست که می خواستید ارسال کنید.